Авторські консультації
2017.03.13

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Автор:

Аудиторська фірма "Стройаудит"

від 13 березня 2017 р.

Коржук Олена Миколаївна

Директор Аудиторської фірми "Стройаудит" ТОВ

 

На сьогоднішній день більшість управлінців усвідомлюють, що підприємство може досягти успіху не тільки тоді, коли його функціонування буде добре сплановане і кероване, але й тоді, коли буде проводитися оперативна, своєчасна, правильна робота з усією документацією, створеною в процесі діяльності. Між тим науково-технічний прогрес значно впливає на всі сфери діяльності людини шляхом використання інформаційних технологій. Комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами - від створення та редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення різноманітних баз даних, організації руху документів всередині підприємства до їх архівного зберігання. Саме тому, замість звичних паперових носіїв інформації, на підприємствах все частіше використовується електронний документообіг.

Переваги використання електронних документів на підприємстві є безперечними. Зокрема, автоматизація документообігу дає змогу:

- знизити ймовірність помилок в процесі роботи працівників шляхом введення функцій стандартної перевірки документів;

- скоротити витрати часу на пошук необхідної інформації працівниками підприємства;

- підвищити виконавську дисципліну - це здійснюється за рахунок безпосереднього контролю за діями користувачів системи електронного документообігу;

- здійснювати аналіз бізнес-процесів на підприємстві для прийняття оптимальних управлінських рішень;

- погоджувати виконання документа в режимі он-лайн;

- створити ефективну систему повідомлень та нагадувань для попередження всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення;

- здійснювати миттєвий пошук документів та доручень (за їх змістом та будь-якою комбінацією реквізитів);

- за допомогою прикінцевих звітів та журналів одержувати картину праці як окремих працівників, так і підприємства в цілому;

- забезпечити належну інформаційну безпеку на підприємстві засобами крипто захисту.

Технологія роботи з електронними документами дозволяє колективний доступ до одних і тих же документів з метою: формування груп користувачів електронних документів; включення до складу групи нових користувачів; визначення режимів роботи з електронними документами для різних груп і користувачів.

Таким чином, для підприємств, які ефективно використовують інформаційні технології в повсякденній роботі, електронний документообіг є незамінним помічником в роботі підприємства.

Далі розглянемо юридичні та деякі практичні питання, що стосуються використання електронного документу.

- Відносини, що виникають в процесі роботи з електронними документами, регламентовані, в першу чергу, Законом України від 22.05.2003р. N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг". Стаття 8 цього Закону наголошує: "Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму";

- Закон також дає визначення електронного документа, документообігу та оригіналу документа;

- "Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа";

- "Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів";

- "Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис";

- Це означає, що сам по собі документ, створений в електронному вигляді на комп'ютері, не є юридично значущим. Таким його робить спеціальний інструмент - електронний цифровий підпис (далі - ЕЦП), який є аналогом власноручного підпису. Саме ЕЦП є головним реквізитом кожного електронного документа і тільки після підписання ЕЦП документ набуває силу оригіналу. Причому, скільки б екземплярів документа ви не надавали контрагентам або не відправляли до контролюючих органів, кожен такий документ буде оригіналом, якщо він має всі обов'язкові реквізити;

- ЕЦП гарантує цілісність документа, його надійний захист від перекручень або виправлень. Правовий статус і призначення електронного цифрового підпису, особливості його використання та інші аспекти цієї сфери визначає Закон України "Про електронний цифровий підпис". Відповідно до цього Закону, "електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі";

- Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону України N 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, зокрема, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;

- При цьому, пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг;

- Крім того, відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, ЦКУ та рядом інших нормативно-правових актів;

- Тобто в українському правовому полі вже існує законодавче підґрунтя для автоматизації роботи з документами.

Звичайно, в результаті впровадження нових технологій проблеми на підприємстві повністю не зникають, замість них з'являються нові. Серед проблем впровадження електронного документообігу можна визначити такі як - ймовірність несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації, втрати великих масивів цінної інформації внаслідок технічних неполадок обладнання, вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача.

Також все ще виникають проблеми нормативного характеру, а саме: відсутня офіційно визнана методика роботи з електронними документами, не розроблено системи регулювання обороту електронних документів, їх знищення та передачі на архівне зберігання, відсутні методики експертизи справжності електронних документів та інше. Справа в тому, що, незважаючи на доволі велику кількість нормативно-правових актів, які регулюють відносини у сфері застосування інформаційних технологій, значна частина з них потребує доповнень і внесення змін, оскільки тією чи іншою мірою не вирішують усіх проблем, що виникають, та не узгоджуються між собою.

Слід зауважити, що при проведенні перевірки на вимогу податківців ви маєте роздрукувати необхідні для проведення перевірки документи. Так, пунктом 6 статті 9 Закону N 996 встановлено, що "у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами".

Крім того, пунктом 85.8 статті 85 ПКУ встановлено, що посадова (службова) особа контролюючого органу, що проводить перевірку, у випадках, передбачених цим ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що відносяться до предмету перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Аналогічно, пунктом 85.4 статті 85 ПКУ встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів ( обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Абзацем шостим статті 7 Закону N 851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Отже, про повну заміну паперових документів електронними говорити, вочевидь, передчасно.- Безсумнівно, пройде якийсь час, перш ніж електронний підпис стане широко використовуватися при обміні документами між організаціями. Але ніщо не заважає швидкому впровадженню ЕЦП, а відповідно й електронних документів усередині організації.

Таким чином, як паперові, так і електронні документи мають свої переваги та одночасно й обмеження. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, так як у сфері управління головні вимоги - це оперативність, своєчасність, швидкість отримання й доведення інформації та її повнота. Тому для ефективної організації документального забезпечення управлінської діяльності переважно поєднання документів на паперовому та електронному, а при необхідності - і на інших носіях інформації стосовно до конкретних завдань.

Отже, електронний документообіг – це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. Тому перед розгортанням системи електронного документообігу та діловодства необхідно виважено оцінити готовність підприємства до впровадження нових технологій.

(c) Відтворення матеріалів у будь-якій формі повністю або частково можливо лише з письмового дозволу Компанії «Дінай». Виключенням є використання RSS-каналу
(c) Безкоштовне розміщення оглядів новин законодавства на інших сайтах можливе лише після отримання письмового підтвердження та за умови дотримання наших вимог до оформлення. Отримати дозвіл